تسجيل مصروف مدفوع مقدماً
يأتي المصروف المدفوع مقدماً من مستند رُحّل إلى حساب مدفوع مقدماً، أو تدخله يدوياً. احفظه كمسودة وراجعه، ثم فعّله لبدء التحميل الشهري.
افتح المصروفات المدفوعة مقدماً›سجل المدفوعات المقدمة وانقر مصروف مدفوع مقدماً جديد. ويُملأ الرمز (PP-00001، PP-00002، …) تلقائياً.
من مستند مُرحّل
استخدم هذا عندما تكون الدفعة في الدفاتر مسبقاً على حساب مدفوع مقدماً: فاتورة مشتريات أو مصروف أو قيد يومية.
- تحت طريقة الدفع، أبقِ مستند مُرحّل.
- اختر نوع المستند، واكتب الرقم وانقر بحث.
- يسرد Fiscal ما قيّده المستند على حسابات المدفوعات المقدمة، مع مرحّل والمسجّل مسبقاً كمصروفات مدفوعة مقدماً والمتاح. انقر السطر الذي تريده.
- يُؤخذ الفرع والمورد والتاريخ وحساب المدفوعات المقدمة والمبلغ من السطر، وتُختار فئة مطابقة تلقائياً.
- أدخل الاسم، وراجع المبلغ وتاريخ يبدأ في والأشهر وقاعدة الشهر الأول وحساب المصروف.
يمكن تقسيم سطر واحد إلى عدة مصروفات مدفوعة مقدماً (مثل دفعة واحدة تغطي إيجار محلين)، ما دام مجموعها لا يتجاوز السطر. ولا يُرحّل شيء عند التفعيل، لأن المستند قيّد حساب المدفوعات المقدمة مسبقاً.
في فاتورة المشتريات، يجب أن يرحّل صنف السطر إلى حساب المدفوعات المقدمة: استخدم صنف خدمة حساب مصروفه هو حساب المدفوعات المقدمة، مثل "تأمين سنوي".
إدخال يدوي
اختر إدخال يدوي لمصروف مدفوع مقدماً ليس على مستند في Fiscal.
- اختر الفئة والفرع والمورد، وأدخل المبلغ وتاريخَي تاريخ الدفع ويبدأ في وعدد الأشهر.
- إن كان جزء منه قد استُهلك قبل بدء استخدام Fiscal، فشغّل مستهلك جزئياً قبل استخدام البرنامج (رصيد افتتاحي) وأدخل المستهلك حتى تاريخه ونهاية الشهر الذي يصل إليه.
- إن لم تكن الدفعة في الدفاتر بعد، فشغّل ترحيل الدفعة عند التفعيل (غير موجودة في الدفاتر بعد) واختر الحساب الذي دُفعت منه (البنك أو الصندوق أو المورد أو حقوق الملكية الافتتاحية). فيرحّل التفعيل من ح/ المدفوعات المقدمة إلى ح/ ذلك الحساب. واتركه معطلاً عندما يكون المبلغ موجوداً مسبقاً في حساب المدفوعات المقدمة، مثلاً عبر الأرصدة الافتتاحية.
الحفظ والتفعيل
حفظ كمسودة يبقيه قابلاً للتعديل. وحفظ وتفعيل ينشئ الجدول الشهري وتصبح الحالة قيد التشغيل. وبعدها لا يمكن تعديل المبلغ والتواريخ والحسابات؛ استخدم تغيير القيمة أو إضافة قيمة بدلاً من ذلك (انظر تغيير مصروف مدفوع مقدماً أو تمديده أو إنهاؤه). ويمكن حذف المسودة.
يمكن أن يسبق تاريخ البدء تاريخ الدفع، مثل وثيقة بدأت في يناير ودُفعت في فبراير.
الجدول
تسرد بطاقة الجدول كل شهر بمصروفه والمستهلك حتى ذلك الشهر والمتبقي، وهل رُحّل. وعلى الشهر المرحّل تعرض أيقونة القيد القيد: افتراضياً حصة هذا المصروف المدفوع مقدماً فقط من التشغيل، مع عرض الكل لترى قيد التشغيل كله.
عندما يتغير المستند المصدر
يجب أن تستمر فاتورة المشتريات أو المصروف أو قيد اليومية الذي سُجّلت منه مصروفات مدفوعة مقدماً في ترحيل مبلغها على الأقل إلى حساب المدفوعات المقدمة. وإن كان التعديل أو الإلغاء سيترك أقل من ذلك، يرفضه Fiscal ويذكر المصروفات المدفوعة مقدماً المعنية. غيّرها أو أنهها أولاً.